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Project management software: come ti aiuta nella gestione dei progetti aziendali

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Risparmiare tempo e denaro, ottimizzare i risultati e aumentare la produttività è fondamentale per raggiungere gli obiettivi aziendali a medio e lungo termine. Affinché ciò avvenga, è necessario utilizzare uno strumento che consenta la gestione dei progetti e l’esecuzione di attività specifiche, proprio come fa un project management software.

Possedere un project management software nelle aziende è quindi un fattore determinante quando si tratta di pianificare una crescita sostenuta ed esponenziale. Questo perché per loro natura, i progetti non sono semplicemente attività quotidiane ripetitive, ma piuttosto sviluppi specifici che richiedono altri tipi di esigenze.

È normale che in questo tipo di processo siano interconnesse aree diverse, lavoratori non conosciuti, ranghi esecutivi e operativi (tra le altre cose), il che comporta alti livelli di stress e richiede una buona organizzazione in modo che il processo di adattamento ed esecuzione sia il più efficiente possibile.

Cos’è un project management software?

Prima di iniziare a parlare di gestione, è importante definire cosa implica un progetto da solo. In breve, si intende una serie di compiti specifici progettati per essere eseguiti in un modo specifico entro un certo periodo di tempo.

Ciascuno di questi compiti è inquadrato, appunto, all’interno di un progetto che ha obiettivi chiari, dibattuti dalle diverse aree coinvolte e un budget dedicato soprattutto per la sua esecuzione. Ciascuno dei team e delle persone coinvolte avrà obblighi diversi che si completeranno a vicenda per raggiungere l’obiettivo comune.

In questo senso, possiamo quindi definire il project management come una “disciplina” che utilizza specifici principi e procedure che contribuiscono a gestire al meglio i diversi attori che intervengono nelle diverse fasi.

Contrariamente alla consueta gestione di attività o aree all’interno di un’azienda, la gestione dei progetti non è un processo continuo ma, al contrario, richiede uno o più responsabili che abbiano una flessibilità sufficiente per dirigere compiti diversi, mutevoli, dinamici e che, frequentemente, vengono eseguiti in una corsa contro il tempo. Pertanto, qui, la produttività diventa un attore primario.

Un project management software ti permette di pianificare, organizzare, gestire e stimare le risorse che saranno necessarie al fine di portare a termine i progetti con successo.

Fasi della gestione dei progetti

Naturalmente e, come sempre quando si parla di processi interni alle aziende, non esistono formule magiche che possano essere applicate globalmente e garantire risultati infallibili, anche se un project management software rende di sicuro tutto molto più semplice.

Ogni progetto e ogni team avrà un modo adeguato di articolarsi nel perseguimento di obiettivi comuni e, soprattutto, nel modo più appropriato ed efficiente possibile, tenendo conto delle risorse materiali e immateriali che può utilizzare.

Tuttavia, in linea generale, la gestione dei progetti di solito avviene attraverso una struttura di questo tipo:

Inizio:

Tenendo conto di un obiettivo macro, di solito la persona che ha avuto l’iniziativa di cui sopra sarà responsabile del coordinamento con gli altri dipartimenti e della definizione degli obiettivi chiave.

Pianificazione:

Il responsabile o il Project Manager, metterà in una sorta di tabella di marcia i diversi compiti, le scadenze e le responsabilità di ogni membro e team (se presenti).

Esecuzione:

Una volta raccolte tutte le informazioni, viene assegnato un budget e un periodo di tempo specifico per il suo completamento.

Monitoraggio:

Una volta avviato il progetto, vengono stabilite le fasi in cui devono essere riportati i risultati o presentato materiale da fornire che aiuterà il supervisore ad aggiornare lo stato del progetto e misurare le prestazioni.

Chiusura:

Se tutto va bene, dopo diversi aggiustamenti e modifiche, il progetto dovrebbe essere finalizzato e annunciato all’interno dell’azienda dall’area di comunicazione interna ed esterna (a seconda dei casi).

La possibilità di gestire i progetti tramite un project management software offre alcune flessibilità che non esistono quando si utilizza un metodo classico su carta, lavagne o anche adattando fogli di calcolo.

I principali vantaggi di un project management software sono ancorati nell’integrazione con altre piattaforme e funzioni che servono a monitorare l’utilizzo delle risorse e le prestazioni lavorative.

I tre principali vantaggi del project management software per gestire i progetti di risorse umane nella tua azienda sono:

  • Uso intelligente delle risorse
  • Automazione delle attività
  • Ottimizzazione del tempo.